第一章总则

第1条为规范学校通勤车辆加油、维修、保养行为，防范廉洁风险、资金风险和安全风险，依据学校内控要求，制定本办法。

第2条本办法适用于后勤管理处统一调度的所有学校自管通勤车辆（含5辆通勤大客车和1辆中巴车）。

第3条坚持“线上申请、线上审批、定点服务、双人核验、痕迹管理”原则，实行“谁使用、谁申请、谁负责，谁审批、谁监督、谁存档”的责任制。

第二章管理职责

第4条后勤管理处成立“车辆管理专班”（以下简称专班），下设三个岗位，职责如下：

（一）车辆调度员（楚振鑫）

1.负责审批车辆维修申请。

2.建立《车辆维修纸质档案》，一车一档，保存期限为车辆报废后5年；

3.每季度末对“审批申请+维修档案+财务报销数据”进行三方核对，形成《季度车辆维修情况表》报处务会。

（二）综合办公室主任（赵宝宏）

1.统一保管加油总卡、通勤大客车副卡及中巴车专用副卡。

2.通勤车辆线上加油审批通过后，向综合办公室主任提出加油申请，综合办公室派专人持卡到加油站监督加油，确保加油过程规范、安全。加油后，专人需填写加油记录表（台账），记录加油时间、加油前公里数、加油量、加油金额、油号并签字，综合办公室主任检查无误后签字，交档案员存档保存。

3.每学期到中国石油天然气公司本溪分公司打印加油清单，与加油小票和加油台账进行二次比对，发现差异24小时内书面说明。

（三）司机（当班驾驶员）

1.加油前在APP完成事前填报，并向综合办公室主任提出加油申请；加油后核对信息，对加油小票签字确认，交综合办公室主任存档。

2.维修前填写《车辆维修申请单》，待审批通过后持单前往指定维修点；对维修质量负第一现场责任，确认无异常后在《维修结算单》签字。

第三章加油管理

第5条 定点加油

1.原则上选择中国石油天然气股份有限公司；如遇紧急情况，须立即上报后勤管理处，由后勤管理处负责人决定是否到信誉好、价格合理的加油站加油。

2.禁止现金加油、禁止司机私自持卡；确因抢险、异地出差无法到定点站加油的，须由调度员电话报综合办公室主任口头授权，并在2个工作日内补办审批手续。

第6条 加油计划与额度

1.车队每月25日前根据通勤车运行情况，向后勤采购员提交次月加油需求；采购员据此对加油卡进行月度充值。

2.加油卡实行大客、中巴分别绑定；中巴副卡单次充值额度上限为2000元。

第7条 加油流程

司机APP发起→学校办公室审核→后勤管理处综合办公室派卡→双人同行（司机+后勤综合办人员）→现场刷卡→打印小票→双方签字→回校2小时内交小票。

第8条 记录与存档

后勤管理处综合办公室指定专人现场填写《加油记录表》，记录加油时间、加油前公里数、加油量、金额、油号并签字；加油管理员复核无误后签字。

每学期末，后勤管理处综合办公室主任到中国石油本溪分公司打印《加油总清单》，与《加油记录表》核对无误后，由档案员封存。

第9条 风险点及控制

虚列加油量：通过“加油枪编号+小票时间+车辆里程”三方比对，发现单次加油量大于油箱容量105%即视为异常，由车辆调度员启动核查。

第四章维修管理

第10条定点维修

学校与本溪高新技术产业开发区鑫天佑汽车配件商店签订《定点维修协议》，约定：

（1）维修费用包括工时费和材料费；

（2）工时费执行标准：工时费8折，配件9折优惠；

（3）学校与维修店确认维修清单后，3个月内结清车辆维修款项。

以下情形可申请“应急维修”：

（1）车辆在执行任务途中抛锚；

（2）安全部件（制动、转向、灯光）突发故障。

司机须第一时间电话报告调度员，经口头同意后先行维修；维修金额2000元以下的事后补批，2000元以上的须报后勤管理处处长确认。

第11条维修流程

司机填写《车辆维修申请单》→调度员2小时内审核→ 司机持单到维修店→维修店出具《估价单》→司机拍照上传→调度员二次确认→维修→司机试车→维修店出具《结算清单》→司机24小时内上交《结算清单》和《车辆维修申请表》→纸质档案存档。

第12条大额维修分级审批

单车单次维修预估金额≥2000元，须报后勤管理处副处长确认；单车单次维修预估金额≥5000元，须报后勤管理处处务会集体研究；≥10000元须报学校分管领导审批。

第五章保养管理

第13条保养周期

每行驶10000公里或每6个月（以先到者为准）进行一次常规保养。

调度员定期检查车辆，里程差500公里时及时提醒司机。

第14条保养项目

更换机油、机滤、空滤、燃油滤，检查制动液、防冻液、助力油、胎压、灯光、底盘螺丝。。

第六章费用报销与结算

第15条后勤管理处采购员对定点维修店实行“季度集中结算”。

每季度初，供应商汇总上季度服务明细并开具正式发票，附《月度服务汇总表》。

调度员进行“发票—小票—申请单”三单匹配，匹配无误后将发票交至采购员，经处长签字后报财务处。

对账差异率≤1%且单笔差异≤200元的，由调度员出具书面说明；超出上述标准，财务处有权拒付并移交审计。

第七章责任追究

第16条司机未按流程操作，扣发当月工资10%；累计5次以上的，调离司机岗位。

审批人员把关不严，造成学校损失2000元以下的，个人承担50%赔偿；2000元以上的，移交学校纪委处理。

供应商存在虚开发票、使用假冒伪劣配件、与司机串通套利等行为，立即终止合同，列入学校黑名单，并追究法律责任。

第八章附则

第17条本办法由后勤管理处负责解释，自发布之日起施行。

第18条本办法未尽事宜，按国家及辽宁省最新政策执行。

附件：1.《车辆维修申请单》

2.《车辆维修情况表》

3.《加油记录表》